ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………3
ГЛАВА 1. НОРМАТИВНО-ПРАВОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОММЕРЧЕСКОЙ ОРГАНИЗАЦИИ…………………14
1.1.Анализ нормативно-правовой и методической базы в части документирования деятельности коммерческой организации ………………..14
1.2.Характеристика и организационная структура ООО «АВЕ Мебель»…….32
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯЯ ООО «АВЕ МЕБЕЛЬ» И НАПРАВЛЕНИЯ ЕГО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ………..………………36
2.1.Документирование деятельности предприятия …………………………….36
2.2.Организация работы с документами на предприятии………………………62
2.2.1.Документооборот на предприятии ………………………………………62
2.2.2.Регистрация документов …………………………………………………65
2.2.3.Контроль исполнения документов на предприятии…………………….68
2.2.4.Номенклатура дел на предприятии………………………………………71
2.2.5.Формирование дел на предприятии и передача их в архив ……………74
2.3.Направления совершенствования организации документационного обеспечения управления………………………………………………………….78
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ………………………………………………………………….80
СПИСОК СОКРАШЕНИЙ ……………………………………………………..82
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ….83
ВВЕДЕНИЕ
В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия. Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления. Процесс принятия управленческого решения состоит из:
· получения информации;
· ее переработки;
· анализа, подготовки и принятия решения.
Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого, закономерно появление документов низкого качества, как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки. Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений. Надежность и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов. Основными задачами документационного обеспечения управления являются:
* Сокращение информационных потоков до оптимального минимума;
* Обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.
Таким образом, для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.
Тема дипломной работы «Анализ организации документационного обеспечения управления коммерческой организации ( на примере ООО «АВЕ Мебель» Санкт-Петербурга).
Актуальность работы состоит в том, что анализ организации документационного обеспечения управления в ООО «АВЕ Мебель» Санкт-Петербурга проводится впервые.
Объект исследования – ООО «АВЕ Мебель» Санкт-Петербурга.
Предмет исследования – организация документационного обеспечения управления.
Цель дипломной работы – провести анализ организации документационного обеспечения управления ООО «АВЕ Мебель» Санкт-Петербурга.
Для реализации поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи:
- Изучить состояние и проанализировать комплекс
документов, образующихся в ходе деятельности ООО «АВЕ Мебель».
- Изучить документооборот.
- Оценить состояние организации документационного обеспечения управления в коммерческой организации «АВЕ Мебель» Санкт-Петербурга.
- Определить возможные направления совершенствования организации документационного обеспечения управления.
При решении поставленных задач применялись теоретические и практические методы получения и сбора информации. Основными методами были анализ, описание, наблюдение, сравнение.
Практическое значение исследования состоит в том, что изучение организации документационного обеспечения управления ООО «АВЕ Мебель» Санкт-Петербурга позволило выявить недостатки в деятельности учреждения и в организации документооборота, и предложить направления по их устранению.
При написании дипломной работы был использован широкий круг источников.
Конституция Российской Федерации[1] является главным документом государства и имеет наивысшую юридическую силу на всей территории России. В статье 29 пункте 4 Конституции РФ записано, что «каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом». Это конституционное положение является фундаментом, на котором основано российское национальное законодательство о доступе к информации.
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»[2]. Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации.
Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи»[3]. Закон устанавливает порядок использования электронной цифровой подписи в документах, регулирует отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других случаях. Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования.
06.04.2011 принят Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»[4]. В законе определен ряд ключевых понятий, таких как: ЭП, сертификат ключа, удостоверяющий центр.
Новый закон «Об электронной подписи» регулирует отношения в области использования ЭП при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, — а также исполнении государственных функций и совершении иных юридически значимых действий. В нем определяется понятие электронной подписи, и устанавливаются ее виды. Кроме того, закон содержит подробные требования к средствам электронной подписи, с помощью которых создается и проверяется ЭП, ключ подписи и ключ ее проверки.
ФЗ-1 «Об электронной цифровой подписи» признается утратившим силу с 1 июля 2012 года.
Федеральный закон «О государственном языке в Российской Федерации»[5] регулирует использование государственного языка в делопроизводстве.
Федеральный закон «О коммерческой тайне»[6]. Закон регулирует отношения, связанные с установлением, изменением и прекращением режима коммерческой тайны в отношении информации, составляющей секрет производства (ноу-хау). Положения настоящего Федерального закона распространяются на информацию, составляющую коммерческую тайну, независимо от вида носителя, на котором она зафиксирована и не распространяются на сведения, отнесенные в установленном порядке к государственной тайне.
Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»[7]. Закон устанавливает порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами. В законе прописана технология работы с обращениями граждан, а также требования к письменному обращению граждан и сроки рассмотрения письменного обращения. В законе даны понятия видов обращений. Устанавливается и ответственность за нарушение закона.
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»[8]. Закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.
В исследовании использовался Федеральный закон «Об акционерных обществах»[9], который определяет порядок создания, реорганизации, ликвидации, правовое положение акционерных обществ, права и обязанности их акционеров, а также обеспечивают защиту прав и интересов акционеров.
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Этот документ «представляет собой совокупность норм и правил, устанавливающих единые требования к документированию и организации работы с документами».[10] С помощью ГСДОУ определяются задачи и функции отдела ДОУ, порядок подготовки и оформления документов, все этапы работы с ними.
ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»[11]. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации. Содержательную основу стандарта составляют три раздела: «Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивное дело».
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов»[12]. Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) и устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов. Также в нем имеются схемы расположения реквизитов документов и образцы бланков документов. Требования данного стандарта являются рекомендуемыми.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».[13] Данный стандарт регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, определяет характеристики документа, а также регламентирует вопросы проектирования и внедрения систем управления документами. Данный стандарт необходим службам документационного обеспечения управления при создании системы документационного обслуживания, организации работы службы, и, прежде всего при разработке важнейших организационных документов: положения о службе ДОУ и инструкции по делопроизводству».[14]
«Основные правила работы архивов организаций»[15] – это документ, устанавливающий нормы и технологию работы архива организации. В состав Основных правил включены формы ряда документов, которыми оформляется хранение документов в делопроизводстве организации и осуществляется учет и передача в архив. Также правила содержат методику работы с документами в архиве организации.
Огромное значение имеют многочисленные работы документоведов, отражающих различные аспекты истории становления и развития органов управления, делопроизводства, систем документации и документирования, унификации и стандартизации документов, научной организации управленческого труда и создания предпосылок для автоматизации информационных процессов.
В издании Т. В. Кузнецовой «Документационное обеспечение управления»[16] освещаются вопросы документирования управленческой деятельности. Проанализирована нормативно-методическая база делопроизводства, описаны основы организации документооборота и технологии работы с документами на всех этапах с учетом внедрения в сферу управления компьютерных технологий.
Проблему организации и автоматизации процессов управления и документационного обеспечения поднимает в своей работе «Эффективный документооборот: от традиционного к электронному» Бобылева М.П.[17]
Вопросы теории и практики современного делопроизводства на основе существующих норм и стандартов отражаются в учебно-практических пособиях М. Ю. Рогожина[18], М. И. Басакова.[19]
Интегрированный подход к пониманию «системы документации», раскрывает в своих работах В.Ф. Янковая[20]. Автор выделяет большее число систем в зависимости от функций документов, что существенно помогло в анализе систем документации в компании.
В книге Л.В. Санкиной, Т.А. Быковой «Делопроизводство в коммерческой организации (на примере акционерного общества)»[21] дается характеристика законодательной, нормативно-правовой и методической основы документационного обеспечения управления (ДОУ) коммерческих организаций. Вопросы оформления документов на разных стадиях “жизни” коммерческой организации рассмотрены на примере названной организационно-правовой формы.
В. А. Андреева в работе «Делопроизводство. Организация и ведение»[22] дает системное представление о составе управленческой документации, сформулированы требования к общей и специальным системам делопроизводства. Освещается практика ведения делопроизводства в российских организациях.
В книге М. В. Кирсановой «Современное делопроизводство»[23] подробно рассматривается делопроизводственный процесс, включающий оформление, движение документов, контроль исполнения, поисково-справочную и аналитическую работу, приводятся развернутые характеристики основных нормативов в этой области.
М. Ю. Рогожин в своем пособии излагает вопросы эффективной организации документационного обеспечения управления деятельностью предприятия (организации, учреждения) на основе законодательства и нормативно-правовых актов по вопросам ДОУ[24].
В книге М.И. Басакова [25] рассмотрены документы и организация документооборота коммерческой организации, приводятся формы и реквизиты основных видов документов – банковской, договорной, кадровой, товаро-сопроводительной и другой управленческой документации, широко используемой в практике организационно-распорядительной деятельности коммерческих организаций.
Вопросам, касающимся систематизации нормативных актов, выбора их соответствующего вида для закрепления различного рода правил дает разъяснения в своих статьях А.Ю. Чуковенков «Виды нормативны правовых актов»[26], «Юридическая техника и правила оформления документов: требования к структуре правового акта и его элементов»[27].
Правилам составления инструкций по делопроизводству уделяют внимание в своей статьях М.В. Журавлева «Составляем инструкцию по делопроизводству»[28] и В. Ф. Янковая[29] в статье «Инструкция по документационному обеспечению управления (делопроизводству).
Тема регистрации документов поднимается в статьях Е.М. Каменевой «Все секреты регистрации документов»[30], Т.А Быковой «Порядок регистрации и общие правила регистрации документов»[31], А.Ю. Чуковенкова «Автоматизированная технология регистрации и контроля документов»[32].
Этапы, методы и сроки контроля за исполнением документов описываются в статье В.С. Иритиковой «Резолюция и поручения; правильное оформление в целях контроля и организации документооборота»[33].
Вопросам разработки и оформления номенклатуры дел, подготовки и передачи документов на архивное хранение посвящены статьи Л.А. Дорониной «Составляем номенклатуру дел на следующий год»[34], Т.А. Быковой «Порядок разработки номенклатуры дел»[35], Н.А. Храмцовской «Практика разработки номенклатуры дел «с нуля»[36].
Деятельность предприятия основывается на законодательной, нормативной базе и методических документах. Делопроизводство коммерческого предприятия – не исключение, оно имеет свою законодательную и нормативно-правовую основу, позволяющую грамот