СОДЕРЖАНИЕ
Глава 1. Теоретические особенности управленческих документов. 6
1.1 История развития управленческих документов. 6
1.2 Сущность и классификация управленческих документов. 13
Глава 2. Управленческая документация в настоящее время. 16
2.1 Требования для управленческой документации. 16
2.2 Современное состояние управленческого документа. 21
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ.. 30
ПРИЛОЖЕНИЕ А. Источники управленческих документов. 32
ПРИЛОЖЕНИЕ Б. Классификация управленческих документов. 32
ВВЕДЕНИЕ
На данный момент любой документ играет огромную роль. Управленческие (организационно-распорядительные) документы координируют деятельность любой организации и обеспечивают выполнение поставленных задач.
В качестве носителя информации документы выступают обязательным элементом внутренней организации любого учреждения или предприятия, обеспечивающего взаимодействие структурных компонентов и отдельных сотрудников. Они являются основой для принятия управленческих решений, доказательством управленческих решений, источником обобщения и анализа материал для справочной и поисковой работы проблемы. В управленческой деятельности документ является одновременно и предметом работы, а также результатом работы.
Управленческий (распорядительный) документ – бумажный документ, фиксирующий решение административно-организационных задач, а также вопросы управления, взаимодействия, безопасности и регулирования деятельности учреждений, предприятий, организаций, их структур, подразделений и должностных лиц.
Понятие «документ» определено национальным стандартом Российской Федерации по делопроизводству и архивному делу, который является обязательным для всех видов документов.
Актуальность работы заключается в том, что данная тема актуальна в современных документах и договорах, поскольку деятельность любого бизнеса не может осуществляться без необходимых на то документов. Надлежащий сбор, использование, передача и хранение информации в соответствии с действующими правовыми актами способствует эффективному функционированию предприятия и достижению его целей и задач.
Структура работы состоит из введения, двух разделов, заключения и приложения.
Выбор темы «Возникновение и развитие управленческого документа» обусловил обязательное изучение и решение поставленных задач в структуре данной курсовой работы, которая состоит из введения, главы 1 «История возникновения и становление управленческого документа», главы 2 «Общая характеристика управленческих документов», заключения.
В главе 1 рассматривается история возникновения управленческого документа, его становление, в главе 2 рассматривается общая характеристика управленческих документов, их классификация, нормативно-правовая база и основные положения по документированию управленческой деятельности.
Объект исследования: виды документов.
Предмет исследования: эволюция управленческого документа.
Цель данной курсовой работы – показать роль документов, необходимость их взаимодействия на организации. На организации существует управленческая документация, применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности и играющая особую роль среди всех других систем.
Исходя из цели работы, выделим ключевые задачи, которые предстоит решить:
1. Рассмотреть теоретические особенности управленческого документа;
2. Проанализировать общую характеристику управленческих документов в настоящее время;
3. Произвести необходимые выводы и заключения.
Степень научной разработанности: вопросу возникновения и развития управленческой документации посвящены работы следующих представителей Российской науки: Андреева В.И., Андропова И. Ю., Давыдова Э.Н., Кабашов С. Ю. и т.д. Можно отметить, что труды названных ученых внесли существенный вклад в исследование основных категорий документоведения, они освещают отдельные аспекты управления документацией.
При написании данной работы, были использованы методы исследования:
1. теоретические:
а) анализ для разделения темы на более мелкие части, чтобы лучше понять их (анализ научно-методической литературы и документальных и архивных материалов);
б) синтез для объединения ранее разрозненных понятий в одно целое.
2. эмпирические:
а) наблюдение для описания поведения изучаемого объекта;
б) сравнение для выявления в объекте новых и важных свойств.
Практическая значимость работы связана с возможностью применения материалов курсовой работы в процессе преподавания в учебных заведениях лекционных и практических занятий курсов «Документоведение», «Организация и технология документационного обеспечения управления».
Глава 1. Теоретические особенности управленческих документов
1.1 История развития управленческих документов
С древних времен до нас дошли различного рода документы, с помощью которых мы можем узнать об истории нашей страны, прошлом героев, особенностях жизни нашего народа, правовой форме и моральном кодексе человеческих отношений [9, с. 47-70].
С появлением государств, административных органов и органов власти возникает необходимость документирования и закрепления правовых отношений между юридическими и физическими лицами. В результате были созданы официальные и коммерческие письменные речи на всех языках и культурах. Деловые письма были предназначены для решения ряда общих задач: как помощник по деловому общению, как средство ведения делопроизводства, деловой и служебной информации.
Стоит отметить, что документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Кроме того, важнейшей причиной появления управленческих документов является необходимость закрепления достоверной информации для передачи компетентными организациями и учреждениями.
В период становления и феодального разделения Древнерусского государства государственные учреждения еще не были созданы. Необходимо было представить письменную информацию, которая передает основные законы государства. Даже тогда сотрудникам нужны были точные формулировки и надежная передача информации, иначе файл потерял бы свою действительность. С развитием грамотности этот процесс стал занимать меньше времени [20, с. 120-145].
Документ датируется нашим временем, и данные, полученные историками, доказывают, что письменность письменных документов была введена на Руси в X веке. Примером таких договоров являются русские договоры с Византией в 911 и 945 гг. Следует отметить, что в этих соглашениях делается ссылка на составление документов. В договоре 911 года было первое письменное завещание, в договоре 945 года- свидетельство о купеческом путешествии. В больших городах есть хранилища документов. В то время сохранение документов в храме придавало им особую юридическую силу. Записи также хранятся в гостиных, дворах и монастырях. С развитием документооборота происходит формирование профессионального круга специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально штат восполнял расходы на церковные псалмы и диаконов. После этого началась разработка устойчивых персональных стандартных бланков, в которые были включены наиболее распространенные документы, описанные в так называемом руководстве по делопроизводству, ими были некие «бланки» [11, с. 145-190].
В начале 10 века на основе русских документов были обработаны пергаментом шкуры животных. Уставы – самый древний вид документов. Это отдельный лист бумаги шириной около 15-17 см, и с ростом делопроизводства почерк тоже менялся, т. е.:
1. документы создаются законным способом письма, поскольку стиль книги характерен для букв, написанных прямыми контурами;
2. было отмечено, что прямой текст не был разделен на отдельные слова;
3. знаков препинания не наблюдается.
Хотя документация административных документов сложилась в этот период, нельзя говорить о древнерусском государственном периоде делопроизводства и феодального деления в целом.
Документы с момента их оформления были однообразны. Есть 6 групп:
а) письма (королевский указ или указные письма),
б) предложение,
в) отчет и т.д.
Однако внутри каждой группы существует множество разновидностей. Уже тогда отличительной чертой официального документа является его форма-совокупность устойчивых элементов, содержащих информацию о нем, расположенных в определенном последовательном признаке конкретного вида документа. Форма была создана из-за дублирующих административных ситуаций, чтобы ускорить создание документов. При работе в офисе большая часть деталей документа фиксируется текстом [17, с. 210-245].
В период делопроизводства формировалась система центральных и местных учреждений, увеличивалась численность офисных работников, создавалась постоянная форма управления документами и методы редактирования. Однако Древнерусское государство еще не смогло ввести систематический порядок в организации учреждения и его делопроизводстве. Только с середины XVII века. Существуют эксперименты по наведению порядка в делопроизводстве путем складывания определенных правил. В следствие чего, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и правилах оформления управленческой документации.
С накоплением земли вокруг Москвы и концентрацией государства административные задачи усложняются, различные части управления становятся сложными и постоянными дачами или приказами. Эти распоряжения были результатом того, что царь лично поручил князю и боярам решить некоторые административные вопросы. Этот период длился с 15-го по 17-й век. В этот период одна часть ордена была органом власти, а другая отвечала за отдельные ветви в государственном устройстве страны[11, с. 167-190].
Важные правительственные документы относительно велики по сравнению с другими документами. Компонент этой части назывался «пост». Текст в части писался только на одной странице, а другая использовалась только для хранения определенных деталей документа. Эти файлы сохранялись в свитке для файлов особой важности, где существовали индивидуальные футляры, но чаще использовались различные ящики. Такая форма документа неудобна тем, что при поиске требуемых данных требуется значительное количество времени для расширения, чтения информации и сворачивания столбцов.
В конце XVII в. Петр I ввел в обращение гербовую бумагу и в 1700 году издал указ, отменяющий устаревшую столбчатую форму документа и вынуждающий перейти на бумажную и книжную форму. Первым законодательным органом, который был создан, был Сенат, который первоначально был надзорным органом правительственных учреждений. Контора нуждалась в улучшении, но это не было упущено из виду [15, с. 265-290].
По дате создания инновационный документ также присваивается общему тексту и становится отдельной деталью: в большинстве документов он пишется под текстом на левой стороне листа. Название документа также является отдельным элементом формы, иногда это краткое содержание документа, хотя краткое содержание документа или название текста требуется только в 19 веке. Кроме того, есть конкретные детали, отображаемые на этапе подготовки и обработки документов. К ним относятся: подпись, печать одобрения, регистрационный номер, контрольный знак, фирменный и другой знак направления.
В целом университетская делопроизводственная работа характеризуется значительным увеличением бумажной работы и формальностей. Даже значительное увеличение числа офисных работников по сравнению с штатным составом не справлялось с обилием дел, что приводило к замедлению делопроизводства и бюрократии.
В начале XX века начались новые реформы в государственном управлении и делопроизводстве, которые также включали в себя управление документами [12, с. 101-110].
Историография объясняет качественную разницу между социальными волнениями 1917 года и новым строем, установившимся после ликвидации старой буржуазной монархии. Эти характеристики самым непосредственным образом влияют на создание системы управления, поскольку каждая крупная страна должна объективно укреплять и рационализировать свои позиции. Октябрьская революция 1917 года, направленная на полный демонтаж старого государственного аппарата и вовлечение в его деятельность огромного трудового населения, коренным образом изменила форму государственного аппарата.
При рационализации технологии управления используется опыт ее предшественников. При оценке этого периода необходимо учитывать тяжелые условия гражданской войны и разрушения. Тем не менее, период 20-х годов можно считать наиболее благоприятным аспектом:
1. Научные исследования в области организационного менеджмента, научной организации труда и делопроизводства;
2. Основные нормативные и методические документы публикуются в области управления документационным обеспечением (ДОУ);
3. Практика работы отделов, учреждений и организаций, обеспечивающих документацией управленческую деятельность по общему делопроизводству и специальным файловым системам [12, с. 64-110].
В середине 1920-х годов были образованы две новые крупные организации:
1. «Оргстрой» 1 января 1925 года,
2. Национальный институт технологии управления (ИТУ) в феврале 1926 года.
Обе организации поддерживают тесные связи. Кроме того, деятельность Оргстроя в основном носит прикладной характер (разработка офисной мебели, бытовой техники, моделей оргтехники), в то время как МСЭ больше ориентируется на теоретические исследования в области менеджмента. Реализация теоретических положений проходила по линии «Оргстроя» или силами самого института, имевшего тесные связи с низовыми органами НОТ (опытно-рационализаторскими станциями, оргбюро предприятий, ячейками по НОТ, лабораториями и др.).
В рамках проекта «Новая система управления» МТА разработала следующие общие принципы оптимизации деятельности субъектов исследования:
а) организация делопроизводства должна быть одинаковой для всех предприятий,
б) регистрационные документы должны быть единообразными и иметь максимально упрощенную форму,
в) сократить до минимума количество экземпляров каждого документа,
г) контроль за исполнением документов должен рассматриваться по существу, а не носить формальный характер,
д) ответственность за надзор, управление и бухгалтерский учет возлагается на определенное лицо.
Конституция 1936 года существенно изменила политическую систему, иерархию и власть высших органов власти. Для каждой иерархии существует строгий режим разрешений при публикации определенных типов файлов. Эти нововведения упростили процесс документирования на самом высоком правительственном уровне. Значительное сокращение объема исследований в области менеджмента и делопроизводства вовсе не означает, что работы в этой области прекратились в 1930-е годы. Усилия ученых и практиков реализуются только в деятельности отдельных крупных отраслей, которые публикуют производственные, нормативные и методические материалы: бухгалтерские инструкции, инструкции, правила и т. д. В этот период изучались вопросы стандартизации и гармонизации специальных файловых систем [10, с. 111-143].
В июне 1960 года в Москве состоялось Всесоюзное совещание по механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-распорядительных органов. Решение о его содержании во многом соответствовало рекомендациям конференции 1941 года, где была подтверждена актуальность создания специализированного института с задачей создания единой системы делопроизводства, разработана концепция записок и намечены основные направления исследований. Нет сомнения, что решения этого совещания укрепили работу ученых и управленческих работников.
Гармонизация документов включает в себя определение единообразия состава и формы управленческих документов, фиксирующих выполнение однотипных управленческих функций. Стандартизированный документ – это форма права, которая закрепляет текущий уровень гармонизации и ее обязательства. Установлены следующие категории стандартов:
а) национальный стандарт (ГОСТ),
б) отраслевой стандарт (ОСТ),
в) республиканский стандарт (РСТ).
Унифицированный файл заключается в сокращении количества используемых файлов, придании его форме репрезентативности, повышении качества, снижении сложности его обработки, достижении одинаковой и связанной с ней функции управления различными файловыми системами информационной совместимости, а также более эффективном использовании компьютерных технологий. Единое и стандартизированное организационно-методическое управление документацией, координация и контроль сопутствующих работ осуществляются основными организациями республики, координирующими внедрение и содержание документов.
Основной целью ГСДОУ является:
а) упрощение документооборота,
б) сокращение и увеличение количества документов,
в) создание условий для эффективного использования передовых технических средств и технологий сбора,
г) осуществление обработки и анализа информации,
д) совершенствование работы управленческого оборудования.
Общие требования к документообороту и службам документационного обеспечения сводятся к единому документообороту на основе обоснованной нормативной методологии и повышению его эффективности за счет унифицированной структуры и формы документации, повышению качества ее обеспечения документами на основе научной организации труда и внедрения новых технических средств.
В XXI веке государственное регулирование документооборота требует от граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений представления письменной информации в учреждения и организации, ответственные за формирование и использование государственных информационных ресурсов. Перечни представляемой документированной информации и перечни органов и организаций, ответственных за сбор и обработку федеральных информационных ресурсов, утверждает Правительство РФ.
1.2 Сущность и классификация управленческих документов
В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством реализации принятого решения, источником анализа и обобщения, а также материалом для справочной и поисковой работы. Поэтому для административной деятельности файл является предметом и результатом работы.
Основанием для создания документов в учреждении является необходимость доказывания наличия и содержания административных мер, передачи информации, хранения и использования ее в определенный период времени.
В целях разработки создания документов, таблиц и методов работы, имеющих дело с определенными принципами, их классифицируют по некоторым признакам.
Классификация – это документозависимая система, она используется как средство установления связей между категориями документов и направлением их разнообразия.
Управленческий (организационно-распорядительный) документ – письменный документ, в котором рассматриваются административно-организационные вопросы и вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и надзора за деятельностью органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их структур, подразделений и должностных лиц.
В качестве носителя информации документы выступают как неотъемлемый элемент учреждения, предприятия или внутренней организации и обеспечивают взаимодействие ее структурных компонентов и отдельных сотрудников. Они являются основой управленческих решений, доказательством их реализации, источником обобщения и анализа, а также материалами для справочной и поисковой работы. В управленческой деятельности документ является одновременно и предметом работы, и результатом работы [13, с. 47-70].
Все многообразие документов, обслуживающих сферу управления, может быть классифицировано по целому ряду причин. Классификация управляемых файлов – это более узкое понятие, чем классификация всех доступных файлов в компании. Это связано с тем, что управление использует ограниченное количество документов, поэтому существует ограниченное количество функций, которые могут классифицировать административные документы. Административные документы различаются:
1. По происхождению:
а) личное творчество, находящееся вне сферы выполнения лицом своей служебной деятельности или общественных задач (личные сообщения и т. д.);
б) формальная, созданная юридическими или физическими лицами, обязательная регистрация и сертификация в установленном порядке.
2. По документации: письменная, визуальная, графическая, кинодокументация [13, с. 96-100].
3. В зависимости от содержания или характера деятельности: организация, администрирование, планирование, учет и др.;
4. По составу расположения:
а) входящий (поступающий в организацию);
б) исходящий (созданная в данной организации и используемая для внутренней коммуникации);
5. По договоренности:
а) административная деятельность проявляется в административной практике как выдача приказов и распоряжений, решений и постановлений;
б) планирование – посредством разработки различных планов, стандартизации подзаконных актов, регламентов и других мероприятий.
Бухгалтерский учет – подготовка и обработка статистических и бухгалтерских документов.
Поэтому на основе многих признаков, формирующих типы документов, создают общую базовую классификацию документов на основе этих признаков, абстрагируясь от специфики той или иной отрасли. Существует тесная связь между типом файла, поэтому их трудно четко различить [14, с. 156-170].
Глава 2. Управленческая документация в настоящее время
2.1 Требования для управленческой документации
Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5 – 2 интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2-3 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) – 28 знаков.
В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном материале.
Разные документы состоят из разного набора деталей. Количество деталей зависит от цели, для которой был создан документ, его назначения, содержания и формы требуемого документа. Для многих файлов количество деталей строго ограничено. Для некоторых документов количество и состав реквизитов определяются законодательными и нормативными актами. Однако в любом случае, как показывает определение, информация, записанная на держателе материала, должна быть выведена путем предоставления требуемых подробностей. Только тогда он станет документом [14, с. 306-315].
Документы, в которых была зафиксирована (отображена) информация, обеспечивая тем самым ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу или повторного использования своевременно возвращаются ему [15, с. 159-180].
На основании законодательных, нормативных и методических документов каждое учреждение (организация, предприятие) устанавливает свои требования к работе с документами в своих подзаконных актах (положениях), правилах, инструкциях. Они устанавливают конкретные правила для документа, в том числе:
а) права и обязанности должностных лиц и отдельных работников при оформлении документов;
б) состав административных документов, используемых в ведомстве;
в) возможности руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, они имеют право выдавать различные виды распорядительных документов;
г) порядок подписания, ратификации и утверждения документов с печатью, прилагаемой к свидетельству;
д) обязательные требования к порядку оформления и оформления документов.
Независимо от способа оформления документа и типа носителя к документу, используемому в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования:
а) обеспечение действительности документа;
б) создание условий для немедленного выполнения документов;
в) возможность быстрого поиска документов (использование их в справочных целях);
г) возможность создания, копирования и обработки файлов с использованием организационных устройств [18, с. 100-115].
Действующие национальные нормативно-технические документы также должны обеспечивать качественный внешний вид документов. Для этого стандарт содержит рекомендации по размещению реквизитов в полях документа и их разумной компоновке.
Организационно-административные системы документооборота особенно важны среди различных систем управленческого документооборота, используемых для документирования управленческих действий, поскольку содержащиеся в них документы используются учреждениями и организациями на всех уровнях управления, деятельности и собственности.
Для организационных и административных файловых систем определите состав реквизитов, включающий 29 имен.
01-герб Российской Федерации;
02-тема герба Российской Федерации;
03-логотип компании или бренд (сервисный логотип);
04-код организации;
05-код для табличных документов;
06-название организации;
07-справочная информация об организации;
08-наименование типа организации;
09-дата файла;
10 регистрационный номер документа;
11-регистрационный номер и дата справочного документа;
12-где создать или опубликовать документ;
13-ограниченный доступ к документам;
14-получатель;
15 печать разрешительных документов;
16-разрешение;
17 – текстовое название;
18-контрольная отметка;
19-текст документа;
20-приложения;
21-подпись;
22-печать об утверждении документа;
23-согласования документов;
24-печать;
25-копия сертификационного знака;
26-отметка об акторе;
27-оформление документов и их отметок для дел;
28-характер поступления документов в организацию;
29-идентификатор электронной копии документа[19, с. 165-170].
Это самый большой перечень деталей, используемых при создании и оформлении документов, составляющих перечень. Подробный перечень ГОСТ Р 7.0.8 приведен с учетом необходимости придания юридической силы документам, их удостоверяющим. Для этого используются банковские реквизиты: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 15, 21, 22, 23 и 24.
Административные документы создаются на пишущей машинке или компьютере. Файл должен выглядеть аккуратно и правильно скопирован без пятен и исправлений. Существуют определенные правила изготовления документов на полиграфическом оборудовании, выполнение которых обеспечивает разумное размещение всех деталей, а также придает документу формальный характер и обеспечивает его качество [12, с. 120-145].
Текст документа на бланке формата А4 печатается на бланке формата А5 с интервалом в 1,5 строки через один интервал. Реквизиты отделяют друг от друга 2-3 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) – 28 знаков.
Действующие правила размещения сведений о файлах и регистрационных файлах следующие:
1. Печатать от границы левого поля: заголовок текста детали, текст, приложения, наименование и номер телефона исполнителя, исполнение документа и отметка в направлении бизнеса, название места в реквизитах;
2. После извлечения пяти печатных символов из края левой панели выводится начало абзаца;
3. Печать 32 символов после вывода – «получатель реквизитов»;
4. 40 печатных знаков после снятия – реквизиты «ограничения доступа к штампам документов» и «утвержденные штампы».
Для организации, структурой которой является отдел или должностное лицо, определяются следующие формы документов:
а) общая форма;
б) письменная форма;
в) форма для конкретного типа документа.
Общая форма используется для создания всех типов файлов, кроме писем, и содержит реквизиты 01, 02 или 03, 08, 11, 14, в зависимости от Учредительного файла организации.
Согласно учредительным документам организации, форма письма содержит 01, 02 или 03，04，05，06，08，09 детализирует и, при необходимости, содержит данные для 11，12.13，14，15，17，18，19，20 верхней границы регионального знака ограничения [14, с. 47-70].
Форма конкретного вида файла содержит, помимо письма, согласно Учредительному документу организации, реквизиты 01, 02 или 03, 08,10,14 и, где это применимо, верхнюю границу площади ограничительного знака, где расположены реквизиты 11,12. 13,18,19.
Для организации субъектов Российской Федерации, наряду с государственным языком Российской Федерации государственным языком Российской Федерации, лучше использовать вертикальный язык. Реквизиты 08, 09, 14 печатаются двумя языками: русском (слева) и английском (справа) на одном уровне, закон Российской Федерации от 25.10.1991№1807-1 «О языке народов Российской Федерации» (ред. от 11 декабря 2002 г.).
Когда документ создается на двух или более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются. Номер страницы помещается в середине поля в верхней части листа [12, с. 120-145].
На основании законодательных и нормативных документов каждое учреждение (организация, предприятие) устанавливает свои требования к работе с документами в подзаконных актах (положениях), правилах и инструкциях. Они определяют конкретные правила для документа.
Существующие единые правила и требования регулируют создание и обработку файлов. Технология создания и обработки документов регламентируется законами, нормативными актами и методиками и в ряде случаев носит не только рекомендательный, но и обязательный характер.
2.2 Современное состояние управленческого документа
Современная классификация управленческих документов зафиксирована в ОК011-93 – Общероссийском классификаторе управленческой документации. OK011-93 9 определяет единую систему документа:
1. единая система организационно-распорядительных документов;
2. единая система учета основных документов;
3. единая банковская файловая система;
4. единая система учета и отчетности по учетным документам для бюджетных учреждений и организаций;
5. унифицированная отчетно-статистическая документация.
Такэе ЕСОРД включает:
1. создание документа для организации предприятия;
2. документы корпоративной реструктуризации;
3. документы об организации ликвидации общества;
4. документы о приватизации государственных и муниципальных предприятий и организаций;
5. документы об управленческой деятельности организации предприятия и др.
ЕСОРД представлен тремя основными группами документов: организационно-правовыми, информационными и справочными.
К организационно-правовым документам относятся: уставы, постановления, приказы, должностные инструкции, отдельные виды деятельности, штатное расписание, правила, меморандумы и др. Эти документы должны быть утверждены руководителем организации или коллегиальным органом [13, с. 145-190].
Все государства, муниципалитеты, частные предприятия и общественные объединения действуют на основе единого Устава.
Устав представляет собой свод правил, закрепляющих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их отношения с другими организациями и гражданами, их права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. Например, устав добровольных спортивных обществ, устав акционерных обществ, устав обществ с ограниченной ответственностью и т. д.
Кроме того, необходимо подчеркнуть определение Устава Организации Вооруженных Сил Российской Федерации по конкретным направлениям деятельности (Строевой Устав, Дисциплинарный устав и др.). В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты: наименование министерства, наименование организации, вид документа, индекс, дата, место издания, гриф утверждения (в случае частного предприятия указать, кем оно зарегистрировано).
Такое положение представляет собой нормативный акт, предусматривающий формирование, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы органов государственной власти (например, положения «О Государственной автомобильной инспекции и положения об общем управлении» и т. д.) или иных структурных подразделений. В отдельную группу следует включить общие положения об организационных, трудовых и иных отношениях по конкретному вопросу. Например:
а) типовое положение о работе бюро предложений, заявлений и жалоб граждан государственных органов, предприятий, учреждений;
б) наиболее типичные положения, касающиеся проведения конкурсов, осмотров и т. д.
Существуют стандарты и индивидуальные правила. Стандарт предназначен для институциональных и корпоративных систем. Текст регламента должен включать части общей части (преамбулы), основные функции, права, образовательные процедуры и организацию работы [17, с. 210-245].
Образец постановления включает в себя следующие реквизиты: отдел, наименование организации, дата, индекс, название документа, место издания, штамп об утверждении, текст, подпись, знак об утверждении. Уставы и положения – это сложные документы, их структура и содержание, как правило, определяются единым агентством развития.
Директива – это правовой акт, изданный органом государственного управления (или утвержденный его руководителем) в целях установления правил об организационных, научно-технических, технических, финансовых и иных особенностях деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Издаются также инструкции, разъясняющие и определяющие порядок применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов). В названии директивы должны быть четко указаны задачи, круг объектов и персонал, к которым предъявляются ее требования (например, «описание работы в администрации Новосибирской области», «должностная инструкция инспектора контроля»).
Текст инструкции разделен на части, абзацы и подпункты по определенной логической схеме. Как правило, директива начинается с раздела «Общие положения», в котором излагаются цель ее опубликования, объем распространения, порядок применения и другая общая информация. Инструкция представляет собой постоянный или долгосрочный файл (до тех пор, пока он не будет заменен новым файлом) [11, с. 167-190].
Инструкции выдаются в общем виде. Они утверждаются специальным административным актом или непосредственно руководителем. Инструкции могут быть объяснены как приложения к административным документам. При утверждении приказа распорядительным документом (приказом, распоряжением и т. д.) устанавливается срок введения приказа, перечисляются необходимые организационные мероприятия и назначается ответственный исполнитель. Если в тексте административного документа не указана дата введения директивы, то датой будет считаться время подписания и регистрации документа.
Административные документы.
Основной целью административного документа является регулирование деятельности, что позволяет руководящему органу обеспечить решение поставленных задач с целью максимального эффекта от деятельности организации. К таким документам относятся: приказы, распоряжения, директивы, декреты, постановления и т.д.
Решение как распорядительный документ – это правовой акт, принятый Советом директоров министерства или ведомства, ученым советом и т. д.
Приказ является административным актом государственного учреждения, является авторитетным, издается в пределах своих компетенции, возложенных на должностных лиц государственного учреждения, и является обязательным для граждан и организаций, которым он направляется. Приказы являются подзаконными актами и делятся на группы: общие приказы, долгосрочные приказы и приказы, связанные с конкретной проблемой или индивидуальной ситуацией. Приказ составляется администрацией правительства, министерствами, ведомствами, краями, областями, городами, предприятиями и учреждениями, права на которые предоставляются им Законом Российской Федерации[15, с. 265-290].
Директивы – это распорядительные документы, издаваемые министерствами, ведомствами и организациями, занимающимися преимущественно информационно-методическими вопросами, а также организациями, реализующими приказы, директивы и иные акты. Исполнительные руководители делегируют полномочия по подписанию поручений своим представителям или руководителям департаментов в пределах своей компетенции. Подготовка и исполнение приказа осуществляется в соответствии с установленным порядком подготовки и исполнения приказа.
Приказы – это правовые акты, издаваемые руководителями министерств, ведомств, учреждений, объединений, организаций и предприятий на основе единого приказа. Приказ издается в ответ на основные оперативные задачи, стоящие перед агентством. По своей правовой природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим реализацию правовых норм в определенных сферах общественных отношений, а также применение правовых норм (например, приказ о назначении на должность).
Приказы являются наиболее распространенным видом административного документа, используемого в административной практике. Речь идет о создании учреждения или его структурного подразделения, ликвидации, реорганизации, утверждении положений, инструкций, правил и аналогичных документов, которые должны быть утверждены, издании организаций, предприятий, а также кадровых вопросах, связанных с приемом, перемещением, увольнением работников и так далее.
Именно через приказ менеджер ставит перед сотрудником основные задачи, показывая путь решения основной проблемы. Приказ является обязательным для всех работников данной организации или отрасли. В ряде случаев приказ может быть применен к широкому кругу организаций и должностных лиц, независимо от их подчиненности.
Информационно-справочные документы.
Информационные и справочные документы предоставляют информацию, которая побуждает принимать определенные решения, то есть инициировать административные решения, позволяющие вам выбрать тот или иной курс действий. К таким документам относятся: деловые письма, протоколы заседаний, памятки, предложения, презентации, пояснительные записки, заявления, справки, резюме, заключения, списки, перечни и многое другое [12, с. 101-110].
Справка – это файл, содержащий описания и подтверждения определенных фактов и событий. Существует два вида справок: сведения о фактах и событиях официального характера, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для подтверждения конкретных юридических фактов. Большую группу составляют сведения второго типа. Они выдаются ежедневно. Это — справки о подтверждении места учебы и работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т.п.
Отчет – документ, представляемый руководителю этого или вышестоящего органа и уведомляющий его о текущей ситуации, явлениях или фактах, которые произошли, список о проделанной работе, а также содержащий выводы и рекомендации составителя. Отчет подготавливается в соответствии с инициативой сотрудника и указаниями руководства.
Цель – побудить менеджеров к принятию определенных решений. Поэтому его текст четко разделен на две части. В первом утверждении (описательном) излагаются факты, которые имели место быть или описывают ситуацию, а во втором излагаются рекомендации и требования. Отчет информирует руководителя о ходе выполнения работ. Эти заметки предоставляются регулярно.
Пояснительная записка – это документ, разъясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т. д.) или объясняющий причину события, факта или действия. Таким образом, иллюстративные инструкции можно разделить на две группы. К первой категории относятся документы, которые чаще всего сопровождают основной документ и разъясняют содержание его отдельных положений.
Они выдаются на общем бланке учреждения. Ко второй группе относятся объяснительные записки о каких-либо событиях, обстоятельствах, действиях и поступках отдельных сотрудников. Текст этих записок должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние заметки, они написаны на белой бумаге с теми же деталями, скопированными и подписанными компилятором.
Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие или действие. В большинстве случаев акт формулируется комиссией, действующей или назначаемой административным документом (обычно приказом) под руководством вышестоящей организации или ответственного лица. В некоторых случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами [12, с. 64-110].
Так как современное состояние литературной среды связано с развитием информационных технологий. Очень важное значение в современном управлении имеют компьютерные технологии и средства, которые, исходя из действующего законодательства и других правовых норм, обеспечивают оперативность записи, сбора, обработки, поиска и передачи информации, надежность ее хранения, удаленный доступ, предоставление информации в нужном виде в нужное время, а также, что немаловажно, на нужном носителе с учетом всех требований. Документооборот в современных условиях представляет собой сложную организационно-техническую задачу.
Поэтому, если эта проблема не будет решена, рабочий процесс организации может превратиться в настоящий хаос. Потеря файлов, несвоевременное согласование – этих и многих других негативных последствий неграмотного документооборота можно избежать, внедрив на предприятии систему электронного документооборота (ЭЦП).
Таким образом, электронный документ приобрел новое значение в управленческой деятельности и рассматривается как совокупность данных, записанных на материальном носителе и / или переданных по электронным каналам связи, реквизиты которых позволяют идентифицировать эту информацию и ее автора.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Документы являются предметом исследования во многих научных дисциплинах – архивоведении, источниковедении, информатике, юриспруденции, исторической науке, бухгалтерском учете, статистике и в других науках. В отличие от перечисленных наук, литературоведение интересуется самой литературой и не рассматривает ее как средство решения других проблем.
Поэтому объектом документирования является документ, который определен в национальном стандарте терминов в области документоведения и архивоведения: документ – информация, зафиксированная на материальном носителе, позволяющая ее идентифицировать.
Причина появления любого документа заключается в том, что информация должна быть записана. Отображая информацию, документ обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, повторного использования и своевременного возврата информации. Поэтому документ оценивается на основе содержащейся в нем информации.
История позволяет проследить развитие документов от расцвета древнерусского государства до наших дней и увидеть его связь с общественно-политическими и экономическими изменениями.
Документы, являющиеся предметом исследования, могут рассматриваться на разных уровнях:
а) это может быть отдельный документ,
б) файловая система (файлы, используемые в определенной сфере деятельности),
в) вся совокупность различных файловых систем, т. е. все типы файлов, созданных в сообществе.
Скорость, с которой человек получает информацию, необходимую для разработки решения, зависит от ясности и эффективности обработки и перемещения документов. Постобработка документов, особенно финансовых, может привести к негативным экономическим последствиям. Поэтому рациональная организация документооборота, скорость и четкость обработки и передачи документов всегда высоко ценятся.
Поэтому главное правило документооборота – быстро перемещать документы с минимальными затратами времени и работать по кратчайшему пути.
Несмотря на высокие темпы компьютеризации работы предприятий и организаций, их деятельность по-прежнему невозможна без распространения большого количества бумажных документов в сфере производства или в процессе принятия управленческих решений. При отсутствии четко определенных процедур оформления документов руководство компании не сможет принимать юридически и организационно обоснованные решения, поэтому рано или поздно компания потеряет свои позиции на рынке.
Поэтому необходимо следовать требованиям управленческого документа, содержащимся при подготовке и внедрении национальных стандартов. Комплекс позволяет превратить документы в единую национальную систему делопроизводства и облегчить их своевременную обработку и регистрацию, сократив время работы с документами не только для канцелярского персонала, но и для всех профессиональных менеджеров от менеджеров до рядовых сотрудников. Кроме того, соблюдение установленных правил позволяет создавать документы, которые, несомненно, имеют юридическую силу.
Деятельность любого предприятия не может осуществляться без документов. Надлежащий сбор, использование, передача и хранение информации в соответствии с действующими правовыми актами способствует эффективному функционированию предприятия и достижению его целей и задач. Управленческие (организационно-распорядительные) документы координируют деятельность любой организации и обеспечивают выполнение поставленных задач.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
Нормативно-правовые акты:
1. Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием) – М., 2020.
2. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 12.05.2020 N 23-П) [Электронный документ] http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_5142 (дата обращения 11.01.2021)
3. Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (ред. от 29.12.2020 N 479-ФЗ) [Электронный документ] http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61798 (дата обращения 11.01.2021)
4. Федеральный закон от 27.12.2002 №184-ФЗ «О техническом регулировании» (ред. от 22.12.2020 N 460-ФЗ) [Электронный документ] http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_40241 (дата обращения 11.01.2021)
5. Федеральный закон от 8 августа 2001 г. N 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц»( с изм., внесенными Федеральным законом от 27.10.2008 N 175-ФЗ, Постановлением Конституционного Суда РФ от 18.05.2015 N 10-П) [Электронный документ] http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_32881 (дата обращения 11.01.2021)
6. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивоведение. Термины и определения. – М.,1998 [Электронный документ] http://docs.cntd.ru/document/1200003829 ( дата обращения 11.01.2021)
7. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов” (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018)[Электронный документ] http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_216461 (дата обращения 11.01.2021)
8. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) [Электронный документ] http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_163800/#dst0 (дата обращения 11.01.2021)
9. Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. – М., 2009.
Список использованных источников:
10. Андреева, В.И. Делопроизводство / В.И. Андреева. – М., 2017. – 222 c.
11. Андропова, И. Ю. Кадровое делопроизводство / И.Ю. Андропова. – М.: Academia, 2018. – 771 c.
12. Басаков, М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах / М.И. Басаков. – М.: Феникс, 2018. – 320 c.
13. Давыдова, Э.Н. Делопроизводство: учебно-практическое руководство / Э.Н. Давыдова. – М.: Тетра, 2016. – 288 c.
14. Кабашов, С. Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях / С.Ю. Кабашов. – М.: Наука, 2019. – 294 c.
15. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство / Т.В. Кузнецова. – М.: Управление персоналом, 2017. – 200 c.
16. Ленкевич, Л. А. Делопроизводство / Л.А. Ленкевич. – М.: Академия, 2018. – 254 c.
17. Лопатникова, Е. А. Делопроизводство / Е.А. Лопатникова. – М.: Омега-Л, 2017. – 320 c.
18. Петров, С. Г. Документы делопроизводства / С.Г. Петров. – М.: Российская политическая энциклопедия, 2016. – 408 c.
19. Рогожин, М. Ю. Делопроизводство и документооборот в бухгалтерии / М.Ю. Рогожин. – М.: ГроссМедиа, РОСБУХ, 2018. – 248 c.
20. Сагиян, С. Делопроизводство на компьютере / С. Сагиян. – М.: СПб: Питер, 2017. – 256 c.
21. Спивак, В. А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство) / В.А. Спивак. – М.: Питер, 2016. – 256 c.